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Neu an Bord

"Onboarding" in der logopädischen Praxis

Der erste Arbeitstag. Eine aufregende Mischung aus Neugier, Vorfreude, Angst und Zweifeln. Ganz unabhängig davon, ob es unser erster Job ist oder wir nach Jahren eine neue Herausforderung wagen, die Emotionen sind oft ähnlich. Für den neuen Arbeitgeber sind unsere Gefühle sogar richtig gut. Denn sie machen uns wach, aufmerksam und motiviert. Kommt man jedoch nicht so recht in der neuen Aufgabe an, fühlt sich unsicher oder hat sogar große Lücken, dann schwindet diese Motivation schnell. Onboarding soll eben das verhindern...

 

Was ist "Onboarding"?

Als Onboardingprozess bezeichnet man den Einstieg eines neuen Mitarbeiters, in unserem Fall eines neuen Therapeuten, in eine Praxis. Onboarding als Instrument meint also wie dieser Prozess strategisch klug gestaltet werden kann, um einen möglichst guten Einstieg für beide Seiten zu ermöglichen. Darüber habt ihr euch noch nie Gedanken gemacht? Es ist nie zu spät damit anzufangen...

 

Warum ist das gerade für uns Logopäden so wichtig?

 

Der logopädische Arbeitsmarkt hält durch den permanenten Fachkräftemangel einige Tücken für Arbeitgeber bereit. Aufgrund des Überangebots an Stellen, ist die Fluktuationsrate in logopädischen Praxen vergleichsweise hoch. Heute gekündigt, morgen eine neue Stelle? Keine Seltenheit. Eine hohe Fluktuation bedeutet eine hohe Zahl an wechselnden Therapeuten; Ein wirklich guter Grund den Onboardingprozess strategisch zu durchdenken.  Der Fachkräftemangel führt aber auch dazu, dass vor allem Berufsanfänger eingestellt werden. Diese brauchen in der Startphase eine ganz besondere und vor allem ganz andere Begleitung, als erfahrenere Therapeuten. Zu guter Letzt sind wir noch immer eine Berufsgruppe mit deutlichem Frauenüberschuss. Personalengpässe aufgrund von Schwangerschaft, Elternzeit und Teilzeitbeschäftigung gehören also personalplanerisch dazu. Um dies auszugleichen werden mehr Therapeuten benötigt z.B. als zweite Teilzeitkraft oder aber vertretungsweise befristet. Das bedeutet? Richtig, mehr On- und Offboardingprozesse, an denen übrigens nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer beteiligt sind, sondern bei uns Logopäden auch die Patienten. 

 

Wie erstelle ich ein funktionierendes Onboarding Konzept für meine Praxis?

 

Schritt 1: Planung 

Welche organisatorischen Prozesse sind wichtig? (Wer? Wo? Was? Wie? Wann?) 

 

BEISPIELE:

  • Zuständigkeiten und Verantwortung: Wer kümmert sich um Terminvereinbarungen/ Absagen? (Therapeut selbst, Praxisinhaber, Sekretär usw.)
  • Wo finden sich Akten, Materialien, Diagnostiken, Formulare, Dateien usw.?
  • Wie soll die Dokumentation aussehen?
  • Wann müssen Berichte geschrieben werden? Wann Rezepte zur Abrechnung abgegeben werden?
  • Wann ist Urlaub einzureichen? Wie ist dieser mit Kollegen abzustimmen?

 

Schritt 2: Individuelle Planung

Welche Unterstützung braucht der neue Mitarbeiter?

 

BEISPIELE:

  • Berufserfahrung ja oder nein? In welchen Bereichen?
  • Gibt es Lücken? Wenn ja, wo und wie kann man diese schließen z.B. durch Fortbildungen?
  • Was ist neu für den Mitarbeiter?
  • Gibt es Besonderheiten zu beachten z.B. Schwerbehindertenstatus, Mutterschutz, stillende Mutter?

 

Schritt 3: Erstellen eines Onboarding-Konzeptes

Leitlinien und Unterlagen

 

BEISPIELE:

  • Leitlinien erstellen für vorhandene Mitarbeiter (wie ist die Übergabe zu gestalten)?
  • Allgemeine Infomappe für neue Mitarbeiter zusammenstellen
  • Formblätter z.B. zur Patientenübergabe erstellen
  • Gespräche planen, um den Prozess zu begleiten und zu evaluieren
  • Stetige Überarbeitung und Verbesserung durch Erfahrungen

 

Schritt 4: Willkommenskultur

Der Wohlfühlfaktor

 

BEISPIELE

  • Teambuildingmaßnahmen (kommunikative bitte!) z.B. Escape Rooms
  • Kleines Willkommensgeschenk z.B. eine Blume auf dem Schreibtisch, einen schönen Kalender o.ä.
  • Zeit geben zum "Ankommen" und um sich einzufinden

 

Ihr seht also bereits, dass Onboarding auch eine ganze Menge mit anderen Bereichen aus dem Personalmanagement zusammenhängt. Die Personalentwicklung durch geeignete Fortbildung spielt im Onboardingprozess bereits eine Rolle, ebenso wie das Halten von Fachkräften durch eine positive Unternehmenskultur. Super Nebeneffekt: Senkung der Fluktuationsrate. Auch wirtschaftlich betrachtet, ist das Onboarding als Instrument nicht zu unterschätzen. Denn gut geplante Übergänge und Neuzugänge sind wichtig, um Patienten und Kooperationspartner nicht zu verärgern. Sich über das Onboarding generell einmal Gedanken zu machen, ist schon ein riesen großer Schritt in die richtige Richtung. Und dann heißt es: Einfach mal anfangen! Verbessern, erweitern und immer wieder entwickeln wird sich euer Konzept dann beinahe von ganz allein.

 

In diesem Sinne...

 

 

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Kleiner Ideengeber - Infomappe Onboarding
So oder so ähnlich könnte auch deine Infomappe für alle Neueinsteiger aussehen. Hole dir ein paar Anregungen und entwickle eigene Ideen für deine ganz individuelle Onboarding Infomappe.
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Onboarding Checkliste Arbeitgeber
Fangen neue Mitarbeiter*innen an, muss man als Arbeitgeber an eine ganze Menge denken. Auch das organisatorische Drumherum gehört zum Onboardingprozess. Diese Checkliste hilft euch dabei, nichts zu vergessen. Sie darf gerne erweitert und ergänzt werden.
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Kommentare: 1
  • #1

    Silke (Montag, 24 September 2018 16:28)

    Tolle Idee und super Template! Danke!